Tiivistelmä hallituksen kokouksen 5-2021 pöytäkirjasta
Kokousaika: 31.5.2021 klo 18.30
Kokouspaikka: Skypellä
Paikalla: Vili Mononen (pj.), Emmi Salento (seuran siht.), varapj), Tuomo Palevaara (saapui kohdassa 4.), Teemu Virtanen ja Oskari Vahala (kokouksen sihteeri)
Poissa: Kristian Nurmi
- Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 18:35
- Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen, esityslistan ja edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
Kokouksen sihteerinä toimi Oskari.
Edellisen kokouksen pöytäkirja on hyväksytty ja allekirjoitettu sähköisesti.
- Seuran jäsenrekisterin käyttöoikeudet
Päätetty 23.4. WhatsApissa, että Teemulle annetaan käyttöoikeus Sukeltajaliiton hallinnoimaan seuran jäsenrekisteriin. Perusteena henkilötietojen käsittelylle on seuran talous- ja koulutusasioiden hoito. Samalla päätettiin poistaa edellisen rahastonhoitajan Jussi Airaksen käyttöoikeus rekisteriin. Rekisterin käyttöoikeus on tällä hetkellä seuraavilla henkilöillä Niina Tahvanainen (pääkäyttäjä), Teemu Virtanen, Tuomo Palevaara, Emmi Salento ja Oskari Vahala.
- Täyttöaseman avainten ja avainpanttien tilanne sekä toimintamalli täyttöaseman käyttömaksujen laskutuksessa
Teemu sai loputkin entisille jäsenille jääneet avaimet takaisin haltuunsa. Seuralla on avainpantteja liikaa ja on ilmeisesti se tilanne, että viisi (5) henkilöä on maksanut erikseen pantin blenderihäkin avaimesta. Päätettiin palauttaa blenderihäkin pantit takaisin (25€) näille henkilöille. Teemu selvittää näiden viiden henkilön tilinumerot. Päätettiin, että avaintilillä oleva ylimääräinen 25€ siirretään seuran vapaaseen pääomaan.
Teemu kertoi, että on ollut hastavaa kerätä avaimia pois eronneilta jäseniltä, koska yhteystiedot ovat muuttuneet. Kaksi entistä jäsentä on tunnustanut, että avain on hukkunut.
Päätettiin, että aina jäsenen erotessa seurasta, tarkistetaan Drivessä olevasta listasta, onko henkilön hallussa ollut seuralle kuuluvia avaimia. Jos on, pyydetään avaimet takaisin ja palautetaan mahdollisesti maksettu avainpantti henkilön osoittamalle tilille. Jos henkilö on velkaa seuralle, palautetaan pantti vasta, kun velka on suoritettu.
Päätettiin, että jatkossa palautuneiden avainten kanssa toimitaan seuraavasti:
- Avainten palautuessa tarkistetaan, onko avaimista maksettu pantti.
- Jos pantti on maksettu, kysytään tilinumero pantin palauttamiseksi.
- Jos tilinumero saadaan, pantti palautetaan.
- Jos tilinumeroa ei pyynnöstä huolimatta toimiteta, päättää hallitus, että avainpanttimaksu katsotaan lahjoitetuksi seuralle, maksu poistetaan Drivessä olevasta panttilistasta ja kirjanpidon avainpanttirahastosta sekä siirretään vapaaseen pääomaan.
- Asiasta tehdään merkintä hallituksen kokouspöytäkirjaan.
- Asia toimitetaan kirjanpitäjälle tiedoksi tarvittavia kirjanpidon kirjauksia varten.
- Avaimia jatkossa luovutettaessa ilmoitetaan jo luovutustilanteessa, että edellä kuvattu on toimintatapa jatkossa.
Päätettiin myös, että avainsopimukset tehdään jatkossa sähköisesti ja Teemu muotoilee sopimuksen uudelleen. Uuteen sopimukseen kirjataan se, että avainta palauttaessa on tilinumero ilmoitettava määräaikana tai pantti siirtyy seuran vapaaseen pääomaan. Painotettu sitä, että avamia ei luovuteta ilman sopimusta. Jos avaimia luovutetaan, on tästä ilmoitettava viipymättä Teemua.
Keskusteltu vaihtoehdoista korvaamaan nykyiset fyysiset Abloy-avaimet täyttöpaikan ovessa. Näillä päästäisiin eroon avainpanteista ja eronneiden jäsenien avainten takaisin metsästämiseen. Todettu, että seuralla on nyt toistakymmentä Sento-avainta vapaana ja näitä ei teetetä lisää.
Sovittiin paineilmamaksun kirjaamiskäytännöistä uusien peruskurssille tulevien jäsenien osalta siten, että seuraan liittyviltä jäseniltä peritään automaattisesti paineilmamaksu ja tällä vältetään se tilanne, että maksu jää perimättä seuraavana vuonna. Seuraan liittyville peruskurssilaisille seura tarjoaa paineilmamaksun suuruisen lahjakortin seuran palveluihin (eli käytännössä ensimmäisen vuoden ilmaiseksi).
- Melkuttimen sopimus
Teemu esitti luonnoksen Iso-Melkuttimen vuokrasopimuksesta (liitteenä). Päätettiin esittää Metsähallitukselle sopimusta Teemun tekemin lisäyksin/muutoksin. Seuralle lankeaa velvoite sukelluspaikalla olevien kiinteiden rakenteiden ylläpidosta. Jos sopimus jossain tilanteessa saadaan läpi, voidaan järjestää yhteiset talkoot usean seuran kesken.
- Kalustovuokraus kuluvana vuonna
Hallituksen WhatsApissa päätettiin 1.5., että kuluvana vuonna seuran sinkku- ja tuplalaitepaketteja voidaan vuokrata suoraan 6 kk ajaksi tavanomaisen 3 kk sijaan. Syynä on ao. välineiden vähäinen tarve laitesukelluskursseilla. WhatsApissa päätettiin, että sinkkusetin vuokra on 165€/6 kk ja tuplasetin 220€/6 kk. Kalustuvuokria voi nyt maksaa myös iZettlellä.
- Seoskaasujen myyntihintojen muutokset
Päätettiin 11.5. tarkastaa kaasujen hintoja vastaamaan seuralle koituvia kuluja itse kaasuista ja pullovuokrista.
– Happi uusi hinta 0,63 snt/l (laskee 0,07 snt/l)
– Helium uusi hinta 3,63 snt/l (nousee 0,38 snt/l)
– Argon uusi hinta 1,15 snt/l (nousee 0,15 snt/l)
- Koulutusasiat
Vilin P2- ja P3 -kurssit ovat käynnissä. P3-kurssilla on kolme oppilasta ja P2-kurssilla on kaksi oppilasta.
Seuran järjestämä tekniikkasukelluskurssikokonaisuus saatiin valmiiksi. Kurssilta valmistui uutta Adv. Nx ja kolme uutta Rec TX -sukeltajaa.
Teemu suunnitteli pitävänsä CMAS Rescue Diver kurssin ja tähän pitäisi avata ilmoittautuminen.
- Veneen kipparit
Seuran veneen kipparit: Vili Mononen, Teemu Virtanen, Joonas Ylivaara ja Jassu Laivuori.
Päätettiin, että jos kippari sukeltaa, kipparin pitää maksaa normaali reissumaksu.
- Muut asiat
Päätettiin hankkia Jassu Laivuorelle veneen ABC-tankkauskortti, koska Riihimäeltä kortin hakeminen ei ole järkevää.
Tuomo oli keskustellut uimahallilla huoltomiehen kanssa ja kävi ilmi, että meidän ei kannata palauttaa avaimia, koska meillä on uimahallilla varasto. Päätimme, että kaupungin liikuntatoimelta tullut sähköposti avainten palautuksesta ei aiheuta toimenpiteitä.
Tuomo esitti, että voisi pitää maauimalassa pari tapahtumaa lapsille ja nuorille (koronatilanne huomioiden). Jos tapahtumiin on tulijoita, voisi pitää Junior Life Saver -kurssin. Tähän voidaan käyttää seuralle myönnettyä seuratukea.
Tuomo ilmoitti seuran Sukeltajaliiton kasvuohjelmaan. Tavoitteena on saada lisää nuoria jäseniä.
Täyttöaseman määräaikaistarkastus (6 vuotta) menee umpeen 1.6. ja tarkastus onnistuu ehkä viikolla 23. Hoidetaan täyttöasema tarkastuskuntoon ja päivitetään vastuuhenkilöt. Kristian Nurmi toimii täyttöpaikan vastuuhenkilönä.
- Jäsenasiat
Jäseniä yhteensä nyt 241. Hyväksyttiin 1 uusi jäsen.
Tällä hetkellä vielä 15 jäseneltä on jäsenmaksu maksamatta. Teemu on muistuttanut osaa heistä henkilökohtaisesti. Jäsenille on lähetetty jo useita maksumuistutuksia. Jos maksua ei ole maksettu kesäkuun loppuun mennessä, erotetaan nämä jäsenet ja kerätään seuran avaimet pois.
- Seuraavan kokouksen ajankohta
Sovittiin, että seuraavan hallituksen kokouksen ajankohta sovitaan hallituksen WhatsApp-ryhmässä. Ajankohta esimerkiksi heinäkuun puolenvälin jälkeen.
- Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo. 19:59.