Riihimäen Urheilusukeltajat ry, talousohjesääntö

Hyväksytty seuran kevätkokouksessa 25.4.2022

1. Yleistä

1.1  Suhde muihin säännöksiin

Riihimäen Urheilusukeltajat ry noudattaa hallinnossaan, varojen hoidossaan, kirjanpidossaan, tilinpäätöksessään ja tilintarkastuksessaan kirjanpitolain ja -asetuksen, tilintarkastuslain, yhdistyslain sekä seuran omien sääntöjen ja toimintakäsikirjan lisäksi tämän talousohjesäännön asettamia määräyksiä.

1.2 Hallituksen taloushallinnolliset tehtävät

Seuran hallituksen tulee seuran toimeenpanevana elimenä huolehtia seuran hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä toimintasuunnitelman ja talousarvion puitteissa. Seuralle tehdään toimintasuunnitelma ja talousarvio vuosittain ja esitysten tulee olla verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen ja talousarvioon. Talousarvion liitteenä tulee olla yksityiskohtaiset perustelut tilikohtaisesti tulojen ja kulujen koostumuksesta.

Hallituksen on huolehdittava seuran kirjanpidon, raportoinnin sekä varainhoidon asianmukaisesta järjestämisestä sekä seuran omaisuuden tarkoituksenmukaisesta vakuuttamisesta.

Seuran jaokset tekevät tilikausikohtaisen talousarvion toiminnastaan. Jaokset sitoutuvat noudattamaan tekemäänsä talousarviota. Mahdolliset muutokset talousarviossa tulee huomioida jaoskohtaisessa laskutuksessa, jotta jaos pysyy omavaraisena.

1.3 Talousvastuulliset henkilöt

Puheenjohtaja vastaa seuran toiminnasta hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Talousvastuulliset henkilöt vastaavat puheenjohtajan ohella siitä, että seuran kirjanpito, raportointi sekä varojen hoito ovat tarkoituksenmukaisia, lainmukaisia, luotettavalla tavalla järjestettyjä ja että annettu tieto antaa riittävän ja oikean tiedon päätösten perustaksi.

Jaosten taloudellisesta toiminnasta ja omavaraisuudesta vastaavat seuran jäsenkokouksessa nimetty jaosvastaava ja seuran rahastonhoitaja. Mikäli erillistä jaosvastaavaa ei ole nimetty, valitsee seuran hallitus keskuudestaan jäsenen, joka vastaa ao. jaoksen toiminnasta yhdessä rahastonhoitajan kanssa.

Kaikkien vastuullisten toimihenkilöiden tulee hoitaa tehtävänsä taloudellisesti ja huolellisesti.

2.  Seuran talouden hoito

2.1 Rahaliikenne ja pankkitilit

Seuralla on käytössään pankkitili Etelä-Hämeen Osuuspankissa.

Seuran kaikki maksuliikenne hoidetaan seuran käytössä olevan Fennoa-taloushallintojärjestelmän kautta. Maksut tapahtuvat ainoastaan tositteita vastaan. Maksuliikenteestä vastaavat seuran rahastonhoitaja ja puheenjohtaja. Pankkien tiliotteet tarkastetaan ja täsmäytetään kirjanpitoon viipymättä.

Rahastonhoitajalla on oikeus hyväksyä laskuja suoraan maksuun 350 euroon asti. Hyväksyntärajan ylittävät laskut tulee hyväksyttää jaosvastaavalla tai seuran puheenjohtajalla.

Hallituksen erikseen nimeämillä seuran toimihenkilöillä voi olla käytössään seuran maksu- ja luottokortteja. Lisäksi käytössä voi olla yleiskäyttöisiä luottokortteja, joille ei ole nimetty omistajaa (esim. S-ryhmän polttoainekortti). Kortteja saa käyttää ainoastaan seuran hankintoihin ja niitä tulee säilyttää huolellisesti. Seuran yleiskäyttöiset luottokortit tulee säilyttää siten, että vain nimetyt henkilöt pääsevät niihin tarvittaessa käsiksi. Korttien hallinnasta ja käytön seurannasta vastaa seuran rahastonhoitaja, joka voi tarvittaessa estää korttien käytön niihin liittyvässä asiakasportaalissa.

Käteistä rahaa seurassa ei käsitellä.

2.2 Matka- ja kululaskut

Maksettavien matka- ja kululaskujen tulee perustua voimassa oleviin päätöksiin. Mikäli seura maksaa Verohallinnon taksoista poikkeavia matkakorvauksia, tulee niiden suuruus vahvistaa hallituksessa kalenterivuoden alussa.

Matka- ja kululaskujen maksamisessa tulee noudattaa Verohallinnon ohjeita.

Matka- ja kululaskuista on tehtävä kululasku, joka sisältää seuraavat tiedot:

• Nimi ja henkilötunnus
• Laskuttajan osoitetiedot
• Verotuskunta
• Tiedot maksuperusteesta
• Laskuttajan maksuyhteystiedot
• Laskun hyväksyjä.

2.3 Laskuttaminen ja menojen hyväksyminen

Seuran jäsensihteeri laskuttaa jäsenmaksut, ilmakorttimaksut ja nuorten ohjatun toiminnan maksut Sukeltajaliitto ry:n jäsenpalvelun kautta, syyskauden nuorten ohjatun toiminnan maksut laskuttaa rahastonhoitaja. Muut maksut laskuttaa rahastonhoitaja seuran Fennoa-taloushallintojärjestelmän kautta. Laskutuspyynnöt rahastonhoitajalle tekee jaosvastaava, kurssin vastuukouluttaja, jäsensihteeri tai seuran puheenjohtaja.

Jaoksen tuotot kohdistetaan kirjanpidossa jaoksen tileille ja seuran yleiset tuotot kohdistetaan seuran tileille. Laskujen hyvitykset ja mahdolliset luottotappiot tulee tehdä viipymättä, jotta tilikohtainen raportointi on ajantasaista.

Seuran menojen osalta noudatetaan asiatarkastusketjua, jossa menojen tarkastus ja hyväksyntä on eriytetty eri henkilöiden vastuulle. Asiatarkastusketju käsittää kulun asiatarkastajan sekä hyväksyjän/maksajan. Asiatarkastuksesta vastaavat jaosvastaava tai seuran puheenjohtaja ja hyväksynnästä vastaa rahastonhoitaja. Talousarviosta poikkeavat suuret hankinnat, kuten esimerkiksi kalustohankinnat tulee lisäksi hyväksyttää seuran hallituksella. Seuran kaikissa kuluerissä tulee ilmetä tiliöintitiedot kirjanpitoa varten.

Tarkastuksesta vastuullisten henkilöiden tulee vastata siitä, että kulu liittyy seuran toimintaan ja on todenmukainen. Kululaskuissa tulee olla liitteenä tosite hankinnasta sekä tieto siitä, että millä tavalla hankinta liittyy seuran toimintaan.

Matka- ja kululaskut hyväksyy lähtökohtaisesti ao. jaoksen vastuuhenkilö (jaosvastaava tai seuran hallituksessa jaoksen asioista vastaava hallituksen jäsen). Hallituksen jäsenten ja varapuheenjohtajan matka- ja kululaskut hyväksyy puheenjohtaja tai rahastonhoitaja. Puheenjohtajan kululaskut hyväksyy varapuheenjohtaja tai rahastonhoitaja. Rahastonhoitajan kululaskut hyväksyy puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.

Matka- ja kululaskuihin liittyvät tulorekisteri-ilmoitukset tekee seuran käytössä oleva tilitoimisto.

2.4 Käytettävät maksuvälineet

Laskutettavien viitesuoritusten lisäksi seura vastaanottaa maksuja yleisimmillä maksukorteilla/mobiilimaksulla Zettle-maksupäätteiden kautta, yleisimmillä liikuntaeduilla sekä seuran verkkosivujen verkkokaupan Visma Pay -verkkomaksupalvelun kautta. Käteistä rahaa seura ei vastaanota.

Maksukorttipäätteiden, liikuntaetujen ja verkkomaksupalvelun kautta vastaanotetut maksut tilittyvät automaattisesti seuran pankkitilille 1–4 viikon välein. Ao. palvelujen hallintaliittymien pääkäyttäjänä toimii seuran rahastonhoitaja. Rahastonhoitaja antaa tarvittaessa myyntioikeuksia Zettle-maksupäätteisiin yksittäisille seuran jäsenille mm. retkien ja kurssien maksuja varten.

Liikuntaetujen vastaanottamisessa noudatetaan Verohallinnon ohjeistusta. Ohjeistuksen mukaan eduilla voi maksaa liikuntapalveluja ja -kursseja sekä niihin liittyviä varustevuokria.

Rahastonhoitaja huolehtii eri maksuvälineillä vastaanotettujen suoritusten tilitystietojen tallentamisesta ja, tiliöintiviitteiden asettamisesta taloushallintojärjestelmään. Kirjanpitäjä huolehtii suoritusten tiliöinnistä kirjanpitoon.

3. Kirjanpito ja tilinpäätös

3.1 Kirjanpito

Seuran kirjanpito on ulkoistettu tilitoimisto Riihilaskenta Oy:n hoidettavaksi. Tilitoimisto vastaa kirjanpidon järjestämisestä kirjanpitolain- ja asetusten mukaisesti yhdessä seuran puheenjohtajan ja rahastonhoitajan kanssa. Kirjanpidon tulee vastata toiminnan laatua ja laajuutta. Toiminnasta syntyvät tulot ja menot tulee kirjata kirjanpitoon tuloa tai kulua kuvaavalle kirjanpidon tilille. Tilikauden tulot ja menot tulee kirjata bruttomääräisinä omille tileilleen vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista tarpeellisia oikaisukirjauksia lukuun ottamatta.

Kirjanpito hoidetaan täyssähköisessä Fennoa-järjestelmässä ja sen pohjana on laadittu luettelo käytetyistä kirjapidon tileistä. Kirjanpitoon tehtävien kirjausten on perustuttava alkuperäisiin tositteisiin. Tililuettelo säilytetään tilinpäätösaineiston liitteenä.

Kirjausten tulee perustua tiliotteista katsottuna vastaaviin tapahtumiin tai sitä täydentäviin tapahtumiin. Jos perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee tehdä seuran itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.

Seuran rahastonhoitajan tehtäviin kuuluu tarvittavan informaation antaminen tilitoimistolle. Rahastonhoitaja selventää tai merkitsee kulueriin kirjanpidon tilin, mille kulu tai tulo kohdistetaan. Rahastonhoitajan vastuulla on antaa tilitoimistolle tarvittavat tiedot, jotta kirjanpito voidaan järjestä hyvän tavan mukaisesti.

Seuran käytössä olevan Fennoa-kirjanpitojärjestelmän pääkäyttäjänä toimii tilitoimiston edustaja. Seurassa järjestelmän pääkäyttöoikeudet ovat vähintään rahastonhoitajalla ja puheenjohtajalla. Seuran jäsenkokouksen valitsemilla toiminnantarkastajilla on lisäksi katseluoikeudet järjestelmään sen vuoden osalta, jonka toimintaa heidät on valittu tarkastamaan. Muita oikeuksia voidaan hallituksen päätöksellä antaa tarpeen mukaan.

3.2 Tuloslaskelma

Tuloslaskelma tulee laatia kirjanpitoasetusten mukaisesti siten, että eri jaosten tuotot ja kulut ilmenevät tuloslaskelmasta. Tuloslaskelman tulee olla verrattavissa talousarvioon ja edellisen vuoden tilinpäätökseen. Tuotot ja kulut tulee esittää bruttomääräisinä. Tulokseen vaikuttavat poikkeukselliset erät tulee selvittää tilinpäätöksen liitetiedoissa.

3.3 Tase

Taseen tulee rakenteensa ja pääryhmittelynsä osalta noudattaa kirjanpitoasetuksen tasekaavaa.

3.4 Tilinpäätös ja veroilmoitus

Tilitoimisto laatii yhdessä seuran hallituksen kanssa tilikaudelta tilinpäätöksen kirjanpitolain ja -asetusten edellyttämällä tavalla. Seuran laatima toimintakertomus liitetään tilinpäätökseen. Tilinpäätösmateriaali käsittää tilikauden tuloslaskelman, taseen ja toimintakertomuksen liitetietoineen. Tilinpäätöksen tulee antaa oikean ja riittävä kuva seuran taloudellisesta asemasta ja tuloksesta.

Tilinpäätösmateriaalia ja tositeaineistoa on säilytettävä kirjanpitolain määrittelemän ajan verran. Tilinpäätökset ja toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Laatimisaikataulussa tulee huomioida myös yhdistyksen sääntöjen mukaiset määräykset.

Tilinpäätös ja toimintakertomus tulee päivätä allekirjoituspäivänä, jolloin hallitus on tilinpäätöksen hyväksynyt. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittaa sähköisesti päätösvaltainen hallitus. Asiakirjoja on säilytettävä määräysten mukaisesti.

Tilitoimisto laatii seuran veroilmoituksen.

4. Raportointijärjestelmä

Toteutuneesta toiminnasta ja taloudesta on raportoitava säännöllisesti ja pyydettäessä. Tilinpäätösmateriaali tulee toimittaa hallitukselle seuran sääntöjen mukaisesti. Raportointi sisältää tuloslaskelman ja taseen. Olennaiset poikkeamat selvitetään tarvittaessa. Seuran rahastonhoitaja tekee yleistä talouden seurantaa tosiaikaisesti ja raportoi taloustilanteesta hallitukselle kuukausittain.

Raportointia varten seuran tulee seurata talousarviota ja toteutuneita lukuja säännöllisesti tarpeen vaatimalla tavalla ja tehdä talousarvioon muutoksia tarpeen vaatiessa.

Raportit ovat luettavissa taloushallinnon järjestelmässä. Jaokset seuraavat omaa kumulatiivista tulostaan, joka vastaa käytettävissä olevia varoja. Tiedot jaosvastaaville toimittaa rahastonhoitaja.

5.  Sisäinen valvonta ja toiminnantarkastus

Sisäinen valvonta on tärkeä osa seuran toimintaa ja se tulee järjestää toiminnan laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla. Kirjanpidon ja varainhoidon asianmukaisesta valvonnasta vastaa seuran hallitus.

Kulujen asiatarkastusketju on osa yhdistyksen sisäistä valvontaa. Kulujen osalta asiatarkastusketjun tulee toteutua aina. Sähköiseen järjestelmään tulevien laskujen kohdalla asiatarkastusketjun tulee täyttyä aina siten, että laskulla on vähintään yksi asiatarkastaja ennen laskun maksua ja hyväksyntää.

Sisäiseen valvontaan liittyy myös vuosittain suoritettava toiminnantarkastus, jonka seura teettää vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä. Tarkastus suoritetaan osana toiminnan valvontaa vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä. Seura on velvollinen yhdessä tilitoimiston kanssa toimittamaan toiminnantarkastajille heidän vaatimansa asiakirjat, kirjanpitomateriaalin ja tilinpäätösmateriaalin ennen kokousta, jossa tilinpäätös vahvistetaan. Toiminnantarkastajille täytyy myös antaa mahdollisuus suorittaa tarkastus siinä laajuudessa kuin on tarpeellista.

Toiminnantarkastuksesta on saatava toiminnantarkastuskertomus ennen kuin tilinpäätös vahvistetaan. Mikäli tarkastuksessa ilmenee huomautuksia toiminnan epäkohdista, on hallituksen käsiteltävä pöytäkirja viipymättä. Toiminnantarkastuskertomus on myös säilytettävä luotettavalla tavalla.

6. Sääntöjen täydennys

Seuran hallituksella on oikeus antaa tätä taloussääntöä täydentäviä ohjeita ja määräyksiä.