Hallituksen kokouksen 1/2024 pöytäkirjan tiivistelmä
Kokousaika: 9.1.2023 klo 18:00
Kokouspaikka: Skype
Paikalla: Jenna Ranki, Jonna Sorsa, Oskari Vahala, Emmi Salento, Jouko Näätänen ja Joonas Ylivaara
Poissa: Samu-Petteri Valtonen ja Teemu Jokelainen
1. Kokouksen avaus
Kokouksen puheenjohtaja Jenna Ranki avasi kokouksen klo 18:04.
2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen ja esityslistan hyväksyminen
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin esityslista sellaisenaan.
3. Ilmoitusasiat
Liiton hallitus käsittelee avustushakemusta. Kokous lauantaina 13.1., jonka jälkeen selviää saadaanko avustus tien kunnostus hankkeeseen.
Seuran boosteri on käytetty huollossa. Ajokaasu ollut liian märkää, jonka vuoksi boosteri on hajonnut. Boosterin korjauksesta on tullut lasku. Suunnitellaan, mitä toimenpiteitä suoritetaan kompuralla jotta vastaavaa ongelmaa ei tulisi uudestaan. Suoritetaan keväällä ainakin kaasun analysointi ja tarkastetaan suodattimet.
4. Hallituksen järjestäytyminen
Valitaan seuran jäsenten keskuudesta varapuheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja vuodelle 2024. Teemu Virtanen on toiminut rahastonhoitajana vuonna 2023. Hän on ilmoittanut olevansa
halukas jatkamaan jos hänet valitaan. Kuitenkin sillä edellytyksellä, että tilitoimisto Riihilaskenta pyörittää käytännön taloushallintoa kuten ennenkin, eli seuran rahastonhoitajalle jää pääasiassa talouden seuranta, ostolaskujen käsittely ja maksaminen, sekä myyntilaskujen lähettäminen ja seoskaasujen laskutuskirjaukset. Hallitus hyväksynyt, että yhteistyötä Riihilaskennan kanssa jatketaan.
Rahastonhoitajaksi ehdotettu ja valittu Teemu Virtanen, varapuheenjohtajaksi ehdotettu ja valittu Joonas Ylivaara ja sihteeriksi ehdotettu ja valittu Jonna Sorsa. Päätetty, että jatkossa ei enää kierrätetä hallituksen kokousten sihteerin virkaa, vaan sihteerinä toimii aina Jonna, jollei hän ole estynyt osallistumaan kokoukseen. Tällaisessa tapauksessa hallitus valitsee keskuudestaan tuuraavan sihteerin.
Syyskokouksessa jäi vielä täyttämättä viestintävastaavan paikka, koska hallituksella ei ollut tiedossa halukasta jäsentä tehtävään. Tästä syystä paikan täyttäminen jäi 2024 vuoden
hallitukselle. Viestintävastaavan paikkaan ehdotettu ja valittu Jenna Ranki ja Jonna Sorsa.
5. Ilmoitus Patentti- ja rekisterihallitukseen
Emmi Salento hoitaa ilmoituksen patentti- ja rekisterihallitukseen, jonne ilmoitetaan hallituksen jäsenet, puheenjohtajat ja muut tarvittavat henkilöt. Jenna Ranki ilmoittaa Sukeltajaliitolle tarvittavat muutokset. Sääntömuutoksia ei ole tullut, joten näitä ei tarvitse ilmoittaa.
6. Seuran tilinkäyttöoikeudet ja maksukortit vuodelle 2024
Seuran Osuuspankin tilin täydet käyttöoikeudet ovat tällä hetkellä Teemu Virtasella ja Emmi Salennolla. Rahastonhoitajalla ja seuratuotevastaavalla pidetään tilinkäyttöoikeudet myös
vuonna 2024. Uusia tilinkäyttö oikeuksia ei anneta.
Taloushallinto ohjelma Fennoan käyttöoikeudet ovat Teemu Virtasella ja Jenna Rankilla. Jatkossa hallituksen kokousten pöytäkirjojen sähköisen allekirjoituksen hoitaa Jenna
Fennoan kautta. Fennoan kautta toimiessa jää asiakirjoista suoraan myös kopio Fennoan arkistoon. Fennoan käyttöoikeudet pidetään edelleen Teemulla ja Jennalla, uusia käyttöoikeuksia ei anneta.
Teemu Virtasella on seuran OP:n Debit-pankkikortti. Pankkikortilla on maksettu seuran Google-tilin ja joidenkin verkkosivujen lisäosien vuosimaksut, sekä tehty satunnaisia ostoksia seuralle. Uusia OP:n kortteja ei oteta ja nykyinen kortti pidetään rahastonhoitaja Teemu Virtasella.
Seuralla on kolme S-Business-luottokorttia, jotka kelpaavat S-ryhmän toimipaikoissa. S-Business-kortit ovat täysin ilmaisia, niissä ei ole mitään kuukausi- eikä avausmaksuja, lisäksi niillä tehdyistä ostoista saa pienen prosenttialennuksen. Kortteja hallitaan verkossa S-Business Managerissa, johon Teemulla on tunnukset.
Teemu on ehdottanut, että S-Business kortit hankittaisiin ainakin puheenjohtajalle ja laitesukellusvastaaville, jolloin rahastonhoitajan työtaakka vähenee, kun kaikki hankinnat saadaan yhdellä ainoalla verkkolaskulla kootusti maksuun kerran kuussa. Jenna Ranki ehdottanut, että S-Business korttia haetaan myös varapuheenjohtaja Joonas Ylivaaralle. Uudet kortit haetaan Jenna Rankille, Joonas Ylivaaralle, Jouko Näätäselle ja Tero Pasolle. Jenna laittaa tiedon uusista korteista rahastonhoitajalle.
7. Avainvastaava ja avain asiat
Teemu Virtanen on rahastonhoitajana hoitanut myös avainvastaavan toimia. Jatkossa rahastonhoitaja voisi myös hoitaa avain asiat. Hallitus päättänyt, että rahastonhoitaja Teemu
hoitaa avainvastaavan virkaa myös vuonna 2024.
Hallituksen tulisi pohtia keinoja kuinka avainten pantti raha saataisiin pois seuran taseesta. Lisäksi viime vuonna on pohdittu josko perinteisille avaimille saataisiin joku korvaava lukitus tapa, jolloin avaimista voitaisiin luopua. Keskusteltu Yale Doorman- älylukosta, Jouko tutustuu näihin tarkemmin ja asiaa käsitellään uudelleen seuraavassa kokouksessa.
8. Kilometrikorvaukset
Viime vuonna seura on maksanut kilometrikorvauksia omasta autosta 0,45€/km ja omasta autosta+peräkärrystä 0,52€/km. Verohallinnon vastaavat korvaukset olivat viime vuonna 0,53€/km ja 0,61€/km. Jos korvauksien määriä muutetaan vuodelle 2024, tulee tämä kirjata Fennoa järjestelmään.
Verohallinnon kilometrikorvaukset ovat vuonna 2024 omasta autosta 0,57€/km ja omasta autosta+peräkärrystä 0,67€/km.
Jenna ehdottanut, että vuonna 2024 kilometrikorvauksia edelleen maksetaan niitä hakeville samoilla korvaus määrillä kuin viime vuonnakin. Ehdotus hyväksytty.
Teemu Virtanen on ehdottanut, että jatkossa kaikki kilometrikorvaus laskutukset hoidettaisiin Fennoan kautta, kuten vuonna 2023 on tehty. Ehdotus hyväksytty.
9. Jäsenasiat
Liittyneet: 2
Eronneet:
Jäseniä yhteensä: 200
10. Muut asiat
– Talouden seuranta 2024, pohditaan kuinka usein hallitus haluaa tietoa seuran taloudellisesta tilanteesta, kun rahastonhoitaja Teemu Virtanen ei ole enää hallituksessa. Jenna ehdottanut, että pyydetään Teemulta niin sanottua tilannekatsausta seuran talouden tilanteesta kaksi kertaa vuodessa, keväällä ja syksyllä. Jatkossa siis Rahastonhoitaja antaa hallitukselle päivityksen taloudellisesta tilanteesta pyydettäessä kaksi kertaa vuodessa.
– Uusien hallituksen jäsenten tulisi käydä läpi seuran nettisivuilla olevat talousohjesääntö, toimintakäsikirja ja seuran säännöt.
– Hallituksen iltakoulu 16.1. klo 18.00, tarkoituksena käydä läpi tulevan vuoden aikatauluja ja tapahtumia. Iltakoulu toteutetaan varapuheenjohtaja Joonas Ylivaaran kotona. Jouko hakee tarjottavaa iltaa varten seuran kortilla.
11. Seuraavan kokouksen ajankohta
Seuraava hallituksen kokous: Jenna Ranki tekee Doodle kyselyn, jonka perusteella päätetään seuraava kokouksen ajankohta. Vaihtoehtoisesti päätetään aikataulu 16.1. järjestettävässä hallituksen iltakoulussa.
12. Kokouksen päättäminen
Kokouksen puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18:49.